イベントの企画ってどうやるの？
皆さんはアートイベントを自分で主催してみたいと思ったことはありますか？
私は学生時代から、様々なジャンルのアートを制作しているアーティストやクリエイターさんたちを集めたイベントを企画、開催してきたのがきっかけで、25歳の時にギャラリーを立ち上げ、オーナーとして運営しています！
今回は、アートイベントを主催するにあたって準備すべきことを紹介します。
アートイベントを主催してみたい人、主催することになった人はぜひ参考にしてみてくださいね。
基本的な流れはこのようなイメージです。
イベント開催が初めてだったり、慣れていない場合はこれくらいのスケジュールで考えていくと良いでしょう
①・②イベント開催日の6ヶ月~1年前
③イベント開催の4~5ヶ月前
④イベント開催の3~4ヶ月前
ここで断言します。
直前は絶対にバタバタしてあれがない、これがない、となります。
どれだけ準備してもなります。
ですので、これでもかというくらい余裕を持って挑んでください。
①目的を決めよう
まず、なんのためにイベントを開催するのか明確にした方が、ブレなくて良いでしょう
理由づけをする感じで、ゆるっとしていてもいいので、テーマや目標を決めましょう。
例としては、
- 普段SNSでしか作品を見てもらう機会がないから、直接見てもらうきっかけを作りたい！
- 作品を販売した利益で、次の作品を作る資金集めをしたい
- 展示を行なったという経歴が欲しい
など、生々しくても分かりやすい方が、なんのためにイベントを行うのかという筋が一本あるに越したことはないと思います。
“何のために”がよくわからないイベントは来場者も、結局何もわからないまま終わり、記憶にも残りません。
どのようなイベントにしていくかはここで決まるので重要事項だと言えるでしょう。
②どんなイベントにするか決めよう
目的が決まったら具体的な内容を決めていきます。
『どんなイベントが最適か』を目的に沿って考えていきます。
展示メインなのか、物販メインなのか、交流なのか、ライブペイントや演奏を行うのか、、、
例えば、先ほど例に挙げた
・普段SNSでしか作品を見てもらう機会がないから、直接見てもらうきっかけを作りたい！
という目的だったら、SNSにUPして反応が良かった作品を展示しつつ、実際に現地に行かないと見られない作品も展示したり
生で見ないとわからないような質感の作品など、実際に足を運んで目で見て楽しめる作品を中心に展示行うイベントにしたりすることで
SNSの反応を参考にしつつ、イベントを開催する意味が成し遂げられるでしょう
・作品を販売した利益で、次の作品を作る資金集めをしたい
という目的だったら、作品の販売はもちろん、作品から派生したグッズなども制作して物販イベントにするなどやりかたはそれぞれです。
ここまで決定したら、企画書にまとめていきましょう。
企画書の作り方は人それぞれですが、私流の企画書の作り方はこちらを参考にしてください！
③日程・場所を見つけよう
イベントの内容が決まったら日程と条件に合う場所を探しましょう。
基本的には週末の方が集客しやすいです。
1週間〜1ヶ月ほどの長期のイベントなのか、週末だけなのか、予算によっても多きく変わってきます。
イベントスペースは様々なタイプがあり、立地、広さ、設備によって料金が大きく異なります。
場所の選び方は、何を一番重視するかで変わってきます。
立地がよく、ターミナル駅が最寄りだったり、駅近で多くの人が行き来するような場所は料金が高い傾向がありますが、集客はしやすく、多くの人の目にも止まります。
広さは、イベントの内容に合う広すぎず狭すぎずのちょうどいいサイズを選びましょう。
狭すぎると出展者だけでなく、来場者の満足度も下がってしまいます。
しかし、広すぎると場所を持て余し、がらんとした印象になってしまうこともあるので、出展者の人数から来場者数の見込みを立てて広さを決定しましょう。
イベントスペースはこのようなサイトから探すことができます。
イベントスペース探しのコツはこちらからチェックして見てください！
④出展者を集めよう
イベントが個展や既に決まっているメンバーでのグループ展ではない場合は、他にも出展者を探す必要があります。
SNSを活発に動かしている方であれば、声かけをしたら反応してくれる人がいるかもしれません。
一緒にイベントをしたいクリエイターさんがいる場合は、企画書を元にお誘いの連絡をして見ましょう
多くのイベントに出店している方ならば、既にスケジュールが埋まっている場合もあるので、最低でも3~6ヶ月前までには連絡しましょう。
どうしてもその方とご一緒したい！という場合には、先に先方のスケジュールを確認の上、後から日程を決めるのも手だと思います！
イベントの目的が決まり、内容が決まり、場所が決まり、出展者が決まったら、
あとは準備と集客をするだけ！
集客についてはイベントを開催するにあたり一番難しい点かもしれません。
集客についてまとめましたのでこちらも合わせてご覧ください！
イベントは非日常を味わえるとともに、終わったあとの達成感も気持ちがいいです！
ぜひ参考にして素敵なイベントが完成することを願っております！！！
